Wenn ein paar Kartons zum Bürokratieproblem werden – warum ich meinen Auslandsversand vorerst einstelle

Manchmal sind es nicht die großen wirtschaftlichen Entscheidungen, die einem kleinen Unternehmen das Leben schwer machen. Manchmal sind es ein paar Kartons, etwas Füllmaterial und eine Verpackungsverordnung.

EU-Verpackungsverordnung PPWR

Ich betreibe Little Lizzy’s Crafts als kleines österreichisches Unternehmen. Meine Produkte entstehen in Handarbeit, meine Stückzahlen sind überschaubar und genauso überschaubar ist mein Versandaufkommen. Wir reden hier nicht von hunderten Paketen täglich, sondern von ein paar Dutzend Sendungen im Jahr. Ein Teil davon ging bisher auch nach Deutschland und in andere EU-Länder.

Und trotzdem gelten auch für einen Kleinstbetrieb umfangreiche gesetzliche Verpflichtungen rund um Verpackungen.

Verpackungen müssen lizenziert werden – grundsätzlich sinnvoll

Die Idee hinter der Verpackungslizenzierung ist zunächst absolut nachvollziehbar: Wer Verpackungen in Verkehr bringt, soll sich auch an den Kosten für deren Sammlung, Sortierung und Verwertung beteiligen.

Auch als kleines Unternehmen habe ich meine Verpackungen deshalb selbstverständlich lizenziert. Bei meinen geringen Mengen waren die tatsächlichen Kosten bisher überschaubar. Ein paar Kilogramm Karton, etwas Kunststoff – fertig.

Das Problem beginnt dort, wo aus einem gemeinsamen europäischen Markt viele unterschiedliche nationale Systeme werden.

Denn wer Waren in andere EU-Länder verschickt, muss sich mit den jeweiligen nationalen Vorgaben auseinandersetzen. Registrierung, Lizenzierung, Meldungen, Verträge und teilweise zusätzliche Verpflichtungen unterscheiden sich von Land zu Land.

Und genau hier wird es für Kleinstunternehmen zunehmend absurd.

Wenn die Fixkosten höher sind als der eigentliche Versand

Bei einem großen Versandhändler verteilen sich solche Kosten auf zehntausende oder Millionen Sendungen.

Bei mir nicht.

Wenn nur einige wenige Bestellungen pro Jahr in ein bestimmtes Land gehen, kann bereits eine fixe jährliche Gebühr von 100 oder 150 Euro dazu führen, dass die gesetzlichen Nebenkosten pro Paket in keinem vernünftigen Verhältnis mehr zum Warenwert oder zur tatsächlich verwendeten Verpackungsmenge stehen.

Dabei spielt es bei manchen Grundkosten kaum eine Rolle, ob ein Unternehmen wenige Kilogramm Verpackungsmaterial in Verkehr bringt oder ein Vielfaches davon.

Und nein, die Lösung kann für ein Kleinstunternehmen nicht sein, diese Kosten einfach auf eine Handvoll Kunden umzulegen. Niemand bestellt einen kleinen personalisierten Artikel und freut sich anschließend über einen ordentlichen „Bürokratieaufschlag“ beim Versand.

PS: Dass Verpackungskosten und Verpackungslizenzierung in die Preiskalkulation eines handgemachten Produkts gehören, habe ich bereits 2021 ausführlicher in meinem Beitrag Preiskalkulation für Handgemachtes beschrieben.

Deshalb ziehe ich die Konsequenz

Ich habe mir diese Entscheidung nicht leicht gemacht, aber wirtschaftlich ist sie ziemlich eindeutig:

Little Lizzy’s Crafts wird vorerst nur noch innerhalb Österreichs versenden.

Mein Onlineshop und auch mein Etsy-Shop werden entsprechend angepasst.

Das bedeutet nicht, dass ich keine Kundinnen und Kunden aus Deutschland oder anderen EU-Ländern mehr haben möchte. Ganz im Gegenteil. Ich habe mich über jede einzelne Bestellung aus dem Ausland gefreut.

Aber ein kleines Unternehmen muss rechnen.

Ich kann nicht für jedes Land jährliche Fixkosten, Registrierungen, Bevollmächtigte und unterschiedliche Meldepflichten finanzieren, wenn dort vielleicht nur eine Handvoll Bestellungen im Jahr eingehen.

Das ist keine Entscheidung gegen meine Kunden.

Es ist eine Entscheidung dafür, mein Unternehmen weiterhin rechtssicher und wirtschaftlich vernünftig betreiben zu können.

„Bei den paar Kartons wird schon niemand kontrollieren“

Diesen Satz kenne ich übrigens sehr gut.

Als die Verpackungslizenzierung für mich vor einigen Jahren erstmals relevant wurde, war mein Versandvolumen sogar noch kleiner. Damals habe ich hauptsächlich mit Stampin’ Up! gearbeitet und vorhandene Versandkartons nach Möglichkeit wiederverwendet. Vielleicht kamen im ganzen Jahr noch rund 15 zusätzlich benötigte Kartons dazu.

Auch damals hörte ich von anderen Kleinunternehmern sinngemäß:

„Für die paar Kartons registriere ich mich doch nicht.“

Selbst mein Mann fragte mich, ob ich mir den Aufwand wirklich antun wolle. Schließlich sei die Wahrscheinlichkeit doch verschwindend gering, dass ausgerechnet mein winziges Unternehmen kontrolliert werde.

Nun ja.

Ich wurde kontrolliert.

Und zwar gleich im ersten Jahr.

Ich musste meine Registrierung und die Teilnahme an einem entsprechenden System nachweisen, Rechnungen über Verpackungsmaterial und Versand vorlegen und weitere Unterlagen übermitteln.

Besonders kurios wurde es, als die damals zuständige Stelle von mir eine Bilanz verlangte.

Es gab nur ein kleines Problem:

Ich hatte keine.

Als Einnahmen-Ausgaben-Rechnerin nach § 4 Abs. 3 EStG war ich nicht bilanzierungspflichtig. Das damalige Formular sah diesen Fall jedoch schlicht nicht vor.

Mehrere Telefonate später durfte ich schließlich ein Papierformular unvollständig einreichen und auf einer zusätzlichen Seite erklären, warum ich die verlangten Bilanzdaten nicht angeben konnte.

Die Behörde war damals selbst noch neu mit der Materie befasst. Eine Mitarbeiterin erklärte mir schließlich, dass ich unter den rund 150 kontrollierten Unternehmen offenbar das einzige nicht bilanzierende Unternehmen in der Stichprobe war.

Wie ausgerechnet ich dort hineingeraten war, konnte mir niemand so richtig erklären.

Heute kann ich darüber lachen.

Damals fand ich es erheblich weniger lustig.

„Mich wird schon niemand kontrollieren“ ist keine Unternehmensstrategie

Diese Erfahrung hat mir eines sehr deutlich gezeigt:

Vorschriften einfach zu ignorieren und darauf zu hoffen, dass es niemand bemerkt, ist für mich keine Option.

Gerade für einen Kleinstbetrieb können Verwaltungsstrafen oder Abmahnungen schnell existenzbedrohend werden. Ein großer Konzern kann hohe Rechts- und Verwaltungskosten vielleicht wegstecken. Ein kleines Unternehmen kann daran schlicht scheitern.

Deshalb gehören für mich rechtliche Rahmenbedingungen genauso zum Unternehmertum wie Einkauf, Produktion, Buchhaltung oder Marketing.

Ich bezahle beispielsweise seit Jahren für laufend aktualisierte Rechtstexte in meinem Onlineshop, obwohl es dafür auch kostenlose Vorlagen und Generatoren gibt. Nicht weil ich besonders gerne Geld für AGB, Datenschutz oder Widerrufsbelehrungen ausgebe, sondern weil sich Vorschriften ändern und ich nicht ständig sämtliche rechtlichen Entwicklungen selbst kontrollieren kann.

Auch mit einer urheberrechtlichen Abmahnung hatte ich bereits zu tun. Damals konnte ich glücklicherweise lückenlos nachweisen, woher das beanstandete Bild stammte, wer es mir zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt hatte und welche Vereinbarungen dazu bestanden.

Die Forderung konnte ich damit abwehren.

Geblieben ist eine weitere Lektion:

Dokumentation ist langweilig. Bis zu dem Tag, an dem man sie braucht.

Bürokratie trifft kleine Unternehmen anders

Ich möchte Umweltschutz nicht gegen Unternehmertum ausspielen. Verpackungen verursachen Abfall und selbstverständlich müssen Sammlung und Recycling finanziert werden.

Aber Regulierung muss verhältnismäßig sein.

Ein System, bei dem ein Unternehmen entsprechend seiner tatsächlich in Verkehr gebrachten Verpackungsmenge bezahlt, kann auch für Kleinstunternehmen gut funktionieren.

Problematisch wird es bei hohen Mindestentgelten, verpflichtenden Vertretungen, mehrfachen Registrierungen und Fixkosten je Land.

Denn diese Kosten skalieren nicht automatisch mit dem verursachten Verpackungsaufkommen.

Für ein großes Unternehmen sind 100 oder 150 Euro zusätzliche Fixkosten möglicherweise kaum der Rede wert. Für einen Kleinstbetrieb können sie den Gewinn aus sämtlichen Bestellungen eines Landes auffressen.

Das Ergebnis ist vorhersehbar:

Große Händler können weiterhin problemlos europaweit verkaufen.

Kleine Händler ziehen sich aus einzelnen Märkten zurück.

Und das ist aus meiner Sicht ziemlich widersinnig für einen europäischen Binnenmarkt, der eigentlich gerade den grenzüberschreitenden Handel erleichtern sollte.

Und was passiert mit meinen vorhandenen Verpackungen?

Natürlich werde ich bereits vorhandene Kartons nicht entsorgen. Das wäre weder wirtschaftlich noch ökologisch sinnvoll.

Meine vorhandenen Verpackungsbestände werden dokumentiert und selbstverständlich weiterverwendet. Auch künftig werde ich darauf achten, Verpackungsmaterial möglichst sparsam und sinnvoll einzusetzen.

Nur der Versandradius wird kleiner.

Zumindest vorerst.

Denn ich hoffe durchaus, dass für Kleinstunternehmen langfristig praktikablere und möglichst einheitliche Lösungen entstehen. Lösungen, bei denen Umweltschutz und Herstellerverantwortung ernst genommen werden, ohne dass ein Betrieb mit ein paar Dutzend Sendungen im Jahr vor denselben bürokratischen Hürden steht wie ein großer Versandhändler.

Bis dahin gilt für Little Lizzy’s Crafts:

Handgemacht in Kärnten. Vorerst auch nur noch innerhalb Österreichs verschickt. 🇦🇹

Ich finde es schade.

Aber zwischen „Das wird schon niemand kontrollieren“ und einer rechtssicheren, wirtschaftlich vernünftigen Lösung entscheide ich mich nach meinen bisherigen Erfahrungen ziemlich eindeutig für Letzteres.

Meine Kartons und ich haben schließlich schon genug gemeinsam erlebt. 😉